ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке личного приема в Витебском районном исполнительном комитете (далее – Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 250, 1/8997), Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 2 1/8173), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствования  работы с обращениями граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 87/5/16014).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также представителей юридических лиц (далее – личный прием) руководством и другими должностными лицами в Витебском районном исполнительном комитете (далее – райисполком).

3. Ответственность за порядок приема граждан возлагается на председателя райисполкома, заместителей председателя райисполкома, управляющего делами, начальников управлений и отделов райисполкома.

4. Личный прием является прямой служебной обязанностью государственных служащих райисполкома.

5. Должностные лица при осуществлении личного приема обязаны:
-          соблюдать требования, установленные законодательными актами
Республики Беларусь, настоящей Инструкцией о порядке личного приема;
- принимать обоснованные решения на личном приеме и обеспечивать
своевременное и правильное исполнение этих решений;
-          осуществлять систематический анализ работы по осуществлению
личного приема с целью выяснения причин нарушений прав и охраняемых

интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также представителей юридических лиц.
6. За нарушение порядка осуществления личного приема должностные лица райисполкома несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА

7. Общее руководство личным приемом в райисполкоме осуществляет председатель райисполкома.

8.  Личный прием в райисполкоме проводит: председатель райисполкома, первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий   делами райисполкома в пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей, начальники управлений и отделов райисполкома по графику.

9. График личного приема первым заместителем, заместителями,
управляющим делами, начальниками управлений и отделов райисполкома
утверждается распоряжением председателя райисполкома.

10. На личный прием к председателю райисполкома организована предварительная запись по телефонам приемной руководителя, сектора по работе с обращениями граждан и документационному обеспечению управления делами райисполкома.

11. Информация о времени, месте личного приема председателем райисполкома, его заместителями, управляющим делами и начальниками управлений и отделов райисполкома, а также о порядке осуществления предварительной записи на прием размещается в общедоступном месте в здании райисполкома.

12. При временном отсутствии в единый день личного приема председателя райисполкома личный прием осуществляет первый заместитель председателя райисполкома. При этом председатель райисполкома обязан осуществить личный прием не менее 1 раза в месяц.

Если    на   единый   день   личного   приема   председателя райисполкома приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный Президентом Республики Беларусь нерабочим, единый день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.

Председатель райисполкома несет персональную ответственность за организацию личного приема в единый день.

13. При отсутствии в день приема по служебной необходимости или уважительным причинам заместителей председателя райисполкома, управляющего делами и других должностных лиц прием граждан по их поручениям могут вести другие работники райисполкома, которые в случае необходимости готовят предложения для поручений по решению поставленных вопросов.

14. Руководители не вправе отказать гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также представителям юридических лиц в личном приеме при обращении их в установленном порядке по вопросам, относящимся к компетенции данных должностных лиц. Не могут быть предметом рассмотрения на личном приеме у должностных лиц райисполкома обращения, в отношении которых законодательством Республики Беларусь установлен иной порядок их рассмотрения.

15. Организацию личного приема руководством райисполкома обеспечивает управляющий делами райисполкома, а в управлениях и отделах райисполкома - их руководители либо уполномоченные ими другие должностные лица.

16. Предварительная работа по организации личного приема проводится заведующим сектором по работе с обращениями граждан и документационному обеспечению управления делами райисполкома, главным специалистом (юрисконсультом) управления делами и секретарем приемной руководителя во взаимодействии с руководителями управлений и отделов райисполкома.

17. Граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, а также представители юридических лиц принимаются в назначенный для приема день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего их личность и полномочия.

18. Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, в пределах своей компетенции
вправе принять одно из следующих решений:
дать устное разъяснение по существу каждого из поставленных вопросов;
удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения;
отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.
В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен  во  время личного приема,  обращение может излагаться  в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном законодательством для письменных обращений.

19. Если во время личного приема выясняется, что поставленный вопрос не относится к компетенции должностных лиц райисполкома, заявителю даются разъяснения, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) ему следует обратиться для решения вопроса, изложенного в обращении, и по возможности оказывается содействие в этом.

20. Учет принятых на личном приеме граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также представителей юридических лиц, а также информация о результатах рассмотрения их обращений осуществляется в райисполкоме в автоматизированной (электронной) форме, в управлениях и отделах - на карточках либо в книге учета личного приема.

21. Контроль за исполнением поручений, данных на личном приеме председателем райисполкома, осуществляет сектор по работе с обращениями граждан и документационному обеспечению управления делами райисполкома. Другие должностные лица, ведущие личный прием, организуют контроль самостоятельно.

22. О результатах выполнения поручений руководства райисполкома по обращениям, поступившим на личном приеме, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, не позднее одного месяца.

23. Исполненные поручения по личному приему снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших личный прием.

24. Личный прием   руководством и другими должностными лицами райисполкома  по  месту  жительства  и  выездные  приемы  в  трудовых коллективах проводятся в соответствии с графиком, утвержденным председателем райисполкома.

ГЛАВА 3
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЛИЧНОМУ ПРИЕМУ В УПРАВЛЕНИЯХ, ОТДЕЛАХ РАЙИСПОЛКОМА

25. Личный прием ведут начальник, заместитель начальника, специалисты управления, отдела по всем вопросам, относящимся к компетенции управления, отдела, согласно установленному графику.

26. Во  время  личного  приема     сотрудники управления, отдела обязаны в доброжелательной обстановке, внимательно, ответственно:
принимать безотлагательно меры по вопросам, не требующим специальной проверки и относящимся к компетенции управления, отдела;
давать консультации по законодательству Республики Беларусь и иным вопросам, разъяснять права и обязанности заявителей, при необходимости оказывать правовую помощь по защите прав и законных интересов;
разъяснять заявителям,  в    какой    государственный    орган, организацию (к какому должностному лицу) им следует обратиться для решения поставленных вопросов;      
содействовать личному приему руководством райисполкома и начальниками управлений, отделов по вопросам, входящим в их компетенцию;   
предложить заявителю обратиться письменно в райисполком, при необходимости оказать помощь в изложении письменного обращения, дать разъяснения по требованиям, предъявляемым к письменным обращениям в соответствии с законодательством;
при необходимости записать предварительно заявителей (в карточку) на прием к председателю, заместителям председателя, управляющему делами райисполкома по вопросам, относящимся к компетенции данных должностных лиц;
принять письменные обращения, в случаях требований немедленной их регистрации сообщить заявителю регистрационный номер обращения;
вести учет личного приема в книгах учета;
анализировать поступающие на личном приеме устные обращения, вносить предложения по улучшению организации личного приема в управлении,  отделе.

27. Для предотвращения возможных конфликтных и иных ситуаций сотрудники управления, отдела должны:
не допускать длительного ожидания посетителями личного приема сотрудников управления, отдела;
при необходимости сопровождать заявителей в служебные помещения райисполкома либо к выходу из здания райисполкома;
при возникновении необходимости обращаться в соответствующие медицинские учреждения для оказания экстренной медицинской помощи лицам, обратившимся на личном приеме в управлении, отделе;
в случаях нарушения заявителями общественного порядка во время личного приема в управлении, отделе приглашать сотрудников, осуществляющих охрану здания райисполкома;
в случаях возникновения конфликтной ситуации немедленно докладывать   об   этом   начальнику   (заместителю   начальника) управления, отдела, управляющему делами райисполкома с целью ее урегулирования.

28. При проведении личного приема сотрудники управления, отдела имеют право:
запрашивать по телефону в структурных подразделениях райисполкома, иных организациях сведения, относящиеся к их компетенции, по вопросам, поставленным во время личного приема;
содействовать личному приему должностными лицами структурных подразделений райисполкома, по вопросам, относящимся к их компетенции;
запрашивать в структурных подразделениях райисполкома сведения о результатах личного приема в отношении заявителей, направленных сотрудниками управления, отдела.

29. Сотрудники управления, отдела несут дисциплинарную ответственность в установленном порядке в случаях обоснованных жалоб граждан на нарушения  порядка личного приема в управлении, отделе, формализм, предвзятое, нетактичное поведение, грубость и неуважение к людям.

30. Сведения о режиме работы управлений, отделов, времени и месте осуществления личного приема должностными лицами управления,  отдела помещаются на информационных стендах управлений и отделов райисполкома.

ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ "ГОРЯЧЕЙ" ТЕЛЕФОННОЙ ЛИНИИ

31. В целях оперативного и эффективного реагирования райисполкомом  на устные обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также представителей юридических лиц организована «горячая» телефонная линия (далее - линия).

32. Должностное лицо, ответственное за прием звонков, поступивших на линию, решает вопросы в пределах своей компетенции, производит учет обращений и передает их в сектор по работе с обращениями граждан и документационному обеспечению управления делами райисполкома.
Делопроизводство по обращениям, поступившим на «горячую» телефонную линию, а также их учет и анализ ведет сектор по работе с обращениями граждан и документационному обеспечению управления делами райисполкома.
Если гражданами ставятся вопросы, не относящиеся к компетенции райисполкома, то им даются ответы в порядке, установленном пунктом 19 настоящей Инструкции.